Abschluss der 1. Phase der Bestandsaufnahme von biologischen Materialproben, die ursprünglich vom früheren Dienstleister gelagert wurden

Diese Informationen richten sich an die Kunden des ehemaligen Dienstleisters, in deren Zusammenhang wir als Kontaktstelle für die Kunden des ehemaligen Dienstleisters autorisiert wurden.

PBKM S.A. – Muttergesellschaft der FamiCord Gruppe („FamiCord“) ist die größte Familienstammzellenbank in Europa. Die Proben fast aller Familien, die Kunden des ehemaligen Dienstleisters sind, wurden in den Jahren 2019 und 2020 gemäß den technischen und medizinischen Anforderungen von verschiedenen europäischen Standorten in die hochmoderne Einrichtung in Warschau transferiert. Um möglichst genaue Informationen über die Proben zu erhalten, haben wir mit der manuellen Überprüfung des gesamten Bestands begonnen. Dieser Prozess begann im Mai 2019 und wurde im Juli 2020 abgeschlossen.

Insgesamt haben wir das biologische Material überprüft, das sich in 58 Lagerbehältern befand (von denen 55 vom ehemaligen Dienstleister bereitgestellt wurden). Es ist wichtig zu erwähnen, dass das von einem Kind gesammelte biologische Material in bis zu 8 verschiedene kryokonservierte Teile (Untereinheiten) aufgeteilt worden sein könnte. Jede dieser Untereinheiten konnte von unterschiedlicher Verpackung und Größe sein und sich in verschiedenen Lagerbehältern befinden. Jede Probe musste gescannt und mit den Datensätzen der Kunden in unserer Datenbank abgeglichen werden. All das machte unsere Arbeit extrem schwierig und zeitaufwändig. Es war das größte Projekt dieser Art in der Welt.

Nachdem wir über 800.000 Untereinheiten überprüft haben, können wir mit gewissem Vorbehalt den insgesamt akzeptablen Zustand des Inventars bestätigen. Wir haben jedoch bei weniger als 0,3% der Untereinheiten einige Probleme gefunden. Die meisten der festgestellten Probleme sind die folgenden: Spuren von biologischem Material auf der äußeren Oberfläche der Verpackung, Anzeichen von mechanischer Beschädigung der Verpackung, fehlende Testaliquots mit der Hauptprobe. All diese Probleme sind ziemlich typische Ergebnisse einer nicht ganz ordnungsgemäßen Qualitätskontrolle und/oder Kryokonservierungsmethoden, die vom früheren Dienstleister angewendet wurden. Der gesamte Bestand wurde in den fast 20 Jahren der Tätigkeit des ehemaligen Dienstleisters angesammelt und während dieser Zeit wurden von dem Unternehmen verschiedene Methoden des Einfrierens, der Kodierung und der Etikettierung verwendet.

Die Qualität der elektronischen Aufzeichnungen und der Informationen zu den Proben, die vom ehemaligen Dienstleister bereitgestellt wurden, war sehr schlecht. Dennoch ist es uns gelungen, die meisten dieser Fehler manuell zu korrigieren. Wir haben über 150.000 Daten (Kodierungsfehler) gefunden, die wir gründlich überprüft haben. Zu den Fehlern, die wir identifiziert haben, gehören unter anderem: der Code der Untereinheit in den Daten unterschied sich von dem Code, der von der Untereinheit gescannt wurde, die falsche Position der Untereinheiten, zusätzliche Zahlen/Zeichen oder fehlende Zahlen/Zeichen im Code, Tippfehler. Diese elektronischen Fehler hatten jedoch keinen Einfluss auf die Lagerungsbedingungen der Proben, konnten aber das Auffinden und die Verwendung der Proben bei Bedarf erschweren.

Um den Verifizierungsprozess pünktlich und präzise durchzuführen, haben wir spezielle Teams gebildet, die von Laborexperten geleitet werden. Insgesamt waren über 100 Personen beteiligt, nicht zu vergessen die Mitarbeiter des Call Centers und der IT-Abteilung. Der gesamte Prozess wurde von Spezialisten der Qualitätskontrolle überwacht und per Video aufgezeichnet.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass wir in der Lage sind, den Familien mit viel größerer Zuversicht als noch vor einem Jahr zu antworten, ob und wo wir ihre Proben gelagert haben. Wir sind auch in der Lage, die Probe für die Transplantation freizugeben, wenn sie benötigt wird.

Um zu überprüfen, ob Ihr biologisches Material im Labor der FamiCord Group in Warschau, Polen, gelagert wird, sehen Sie bitte nach: https://famicordcryobank.ch/contact-for-clients-of-the-former-service-provider/check-your-sample und warten Sie auf die Bestätigung von FamiCord.

Eine gewisse Anzahl von Proben bleibt unbestätigt. Wenn Kunden das Formular ausgefüllt haben, bitten wir Sie um etwas Geduld. Gleichzeitig sehen wir die Notwendigkeit, den Prozess der Bestandsprüfung fortzusetzen, diesmal auf eine Art und Weise, die eine genauere Bestimmung des Status der Proben ermöglicht, die noch nicht bestätigt wurden. Dieser Prozess (genannt „^2. Phase der Bestandsprüfung“) konzentriert sich auf die zusätzliche Überprüfung der Codes mit unseren Unterlagen oder gescannten Versionen davon und kann zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen, nicht weniger als mehrere Monate.